Kærunefnd útboðsmála

Egilsson ehf. gegn Ríkiskaupum, Pennanum ehf., Prentvörum ehf. og Rekstrarvörum ehf.

22.1.2018

Ákvörðun kærunefndar útboðsmála 9. janúar 2018

í máli nr. 26/2017:

Egilsson ehf.

gegn

Ríkiskaupum,

Pennanum ehf.,

Prentvörum ehf. og

Rekstrarvörum ehf.

Með kæru móttekinni hjá kærunefnd útboðsmála 29. nóvember 2017 kærir Egilsson ehf. rammasamningsútboð Ríkiskaupa (hér eftir vísað til sem varnaraðila) nr. 20500 auðkennt „RS Ritföng og skrifstofuvörur“. Kærandi krefst þess að kærunefnd útboðsmála stöðvi framangreint innkaupaferli varnaraðila. Jafnframt er þess aðallega krafist „að ákvörðun Ríkiskaupa um að velja ekki tilboð kæranda verði felld úr gildi og Ríkiskaupum verði gert að velja tilboð kæranda og ganga til samninga við kæranda.“ Til vara er þess krafist að útboðið verði fellt úr gildi og varnaraðila gert að bjóða rammasamninginn út að nýju. Jafnframt er óskað álits kærunefndar útboðsmála á skaðabótaskyldu varnaraðila. Þá er krafist málskostnaðar. Í þessum hluta málsins tekur kærunefnd útboðsmála afstöðu til þess hvort rétt sé að verða við kröfu kæranda um að stöðva samningsgerðina um stundarsakir, en úrlausn málsins bíður að öðru leyti endanlegs úrskurðar.

Af gögnum málsins verður ráðið að varnaraðili hafi staðið fyrir rammasamningsútboði í skrifstofuvörur í júlí 2017. Var útboðinu skipt í tvo flokka, annars vegar í almennar skrifstofuvörur og hins vegar almennar skrifstofuvörur hjá vernduðum vinnustað. Kæra í máli þessu varðar eingöngu fyrrnefnda flokkinn. Í grein 2.5 í útboðsgögnum kom fram að bjóðandi skyldi hafa a.m.k. tveggja ára reynslu af sölu á skrifstofuvörum. Í grein 2.9 kom fram að í flokki almennra skrifstofuvara yrðu allt að þrjú fjárhagslega hagkvæmustu tilboðin valin á grundvelli lægsta verðs og vöruúrvals. Efnislega sambærileg ákvæði voru í greinum 1.1 og 2.10 þar sem fram kom að áskilinn væri réttur til og stefnt væri að því að semja við allt að þrjá bjóðendur í útboðinu. Í grein 2.10.1 kom fram að við mat á tilboðum skyldi verð gilda 80% af heildarmati tilboða, afsláttur af öðrum vörum en tilgreindar væru í svonefndri verðkörfu 10% og vöruúrval 10%. Þá var gerð sú krafa í grein 3.1 að bjóðendur skyldu hafa vefverslun þar sem hægt væri að panta skrifstofuvörur auk þess að bjóða upp á fyrirtækjaþjónustu.

Á opnunarfundi 14. september 2017 kom í ljós að tilboð höfðu borist frá fjórum  bjóðendum í útboðinu í flokki almennra skrifstofuvara, þ.e. frá Rekstrarvörum ehf., Pennanum ehf. og Prentvörum ehf. auk kæranda. Var bókað í fundargerð af hálfu varnaraðila að villur hefðu komið upp í excel-skjali sem var hluti útboðsgagna á tilboðstíma og því yrðu öll tilboð sem bárust skoðuð m.t.t. réttrar samlagningar. Með tölvupósti 31. október 2017 var bjóðendum send leiðrétt tilboðsverð í fundargerð opnunarfundar. Kom fram að við yfirferð tilboða hafi komið í ljós að þau hefðu ekki verið að fullu samanburðarhæf og því hafi reiknað tilboðsverð tveggja bjóðenda í flokki almennra skrifstofuvara verið leiðrétt frá upplestri á opnunarfundi, þ.á m. tilboðsverð kæranda.

 Hinn 10. nóvember 2017 var bjóðendum tilkynnt að varnaraðili hefði valið tilboð Rekstrarvara ehf., Pennans ehf. og Prentvara ehf. í útboðinu í flokki almennra skrifstofuvara, og gengið yrði til samninga við þessi fyrirtæki að loknum 10 daga biðtíma samkvæmt 1. mgr. 86. gr. laga nr. 120/2016 um opinber innkaup. Í rökstuðningi til kæranda hinn sama dag kom fram að tilboð hans hefði hlotið fæst stig bjóðenda í útboðinu, eða 46 stig af 100 mögulegum. Með tilkynningu 24. nóvember 2017 var bjóðendum tilkynnt að tilboð þeirra þriggja bjóðenda sem höfðu verið valin hefðu endanlega verið samþykkt í flokki almennra skrifstofuvara og því væri kominn á bindandi samningur milli aðila.

Málatilbúnaður kæranda byggir að meginstefnu á því að framsetning tilboðsblaðs og lista í útboðsgögnum þar sem tilgreina hafi átt vöruúrval hafi ekki verið gagnsæ og ekki innihaldið nægar upplýsingar til að hægt væri að skilja hvernig ætti að fylla þessi gögn út. Þá hafi kærandi átt að fá fullt hús stiga fyrir vöruúrval, 15 stig í stað 10. Misræmi hafi verið í útboðsgögnum að þessu leyti, sem hafi ýmist tilgreint að bjóðendur gætu fengið allt að 10 stig fyrir þennan lið eða 15. Þessi mistök eigi að leiða til ógildingar útboðsins. Jafnframt byggir kærandi á því útboðsskilmálar útiloki ekki að heimilt sé að semja við fleiri en þrjá bjóðendur í útboðinu. Tveir bjóðendur, sem ákveðið hafi verið að gera samning við, hafi ekki uppfyllt skilyrði útboðsgagna um tveggja ára reynslu af sölu á skrifstofuvörum auk þess sem einn bjóðandi hafi ekki uppfyllt skilyrði um að bjóða upp á fyrirtækjaþjónustu og eigin netverslun. Þá eigi samkeppnissjónarmið og sú staðreynd að dregið hafi verið úr kröfum í útboðinu frá því sem áður hafi þekkst að leiða til þess að fallist sé á kröfur kæranda.

 Niðurstaða

Í 114. gr. laga nr. 120/2016 um opinber innkaup kemur fram að eftir að bindandi samningur samkvæmt lögunum hefur komist á verður hann ekki felldur úr gildi eða honum breytt þótt ákvörðun kaupanda um framkvæmd útboðs eða gerð samnings hafi verið ólögmæt. Í máli þessu liggur fyrir að bindandi samningur komst á á milli varnaraðila og Rekstarvara ehf., Pennans ehf. og Prentvara ehf. hinn 24. nóvember 2017. Þegar af þeirri ástæðu verður að hafna þeirri kröfu kæranda að hið kærða innkaupaferli verði stöðvað um stundarsakir samkvæmt  110. gr. laga um opinber innkaup.

Ákvörðunarorð:

Kröfu kæranda, Egilsson ehf., um að rammasamningsútboð varnaraðila, Ríkiskaupa, nr. 20500 auðkennt „RS Ritföng og skrifstofuvörur“ verði stöðvað um stundarsakir, er hafnað.

                 Reykjavík, 9. janúar 2018

                                                                                    Skúli Magnússon       

                                                                                    Ásgerður Ragnarsdóttir